中华女子学院经费报账管理规定

校财字〔2020〕1号

关于印发《中华女子学院经费报账管理规定》的通知

各二级学院（系、部）、处、室、中心：

《中华女子学院经费报账管理规定》已按程序审议通过，现予以印发，自2020年9月23日起实施。请结合工作实际，认真执行。

附件：中华女子学院经费报账管理规定

财务处

                                   2020年9月23日

附件

中华女子学院经费报账管理规定

第一条 为进一步规范学校经费报账管理,优化流程，提高工作效率，根据《行政事业单位内部控制规范》、《高等学校财务制度》等财经规章制度和上级有关经费管理规定，结合学校实际情况，制定本规定。

第二条 本规定适用于纳入学校财务账目统一管理核算的各类经费报账行为。

第三条 各类经费报账需按照学校经费审批管理办法规定,完成前期审批程序后方可办理报账业务。

第四条 经费立项和报账额度控制的规定。各类经费需按照学校预算管理程序或收入入账程序立项后方可办理经费申领和报账业务。经费申领和报账时，需按注明经费(项目)名称和编号，并在经费额度内支出，超出额度一律不予办理。

第五条 经费结算方式和结算时间的规定

1.使用各类经费办理对公结算事项原则上均应采用公务卡结算或网上银行转账结算方式，确因对方原因无法办理网上银行结算的可以采用支票结算方式，需书面说明；

2.使用各类经费办理对个人支付（发放）事项，其中慰问金、抚恤金、丧葬补助可使用现金，其他原则上应采用银行卡转账方式，涉及各类评审、咨询、劳务、奖励、补贴等发放无论校内外人员均应通过收入发放申报系统申报，打入个人银行卡；

3.学校全面实行无现金报账，师生在办理有关业务时，应采取公务卡结算或通过财务办理对公转账支付。如遇对方要求或受支付平台限制，可使用个人账户（含银行卡、微信、支付宝等）按对方要求自行办理转账支付业务，报账时需提供相关通知或说明（包含对方账户名称信息）和转账支付记录后办理报账。

4.确因客观原因必须领取现金，同时符合国家规定的现金使用范围的支出可以申请办理现金支付，须由经办部门（人员）书面申请，必要时需按财务处要求提供有效证明材料，在执行原经费审批程序基础上报由财务处分管处长签批，金额超过5万元的还需报财务主管校领导签批。

第六条  经费报账原始票据的规定

1.报销原始发票须为财政税务监制的正式发票（包括增值税专用发票、增值税普通发票和在有效期内的其他发票），发票必须加盖收款单位发票专用章或财务专用章，发票不能涂改。丢失或损坏报销凭据的由个人承担责任。

2.票据内容填写齐全：票据中的付款单位必须填写“中华女子学院”；金额大小写必须一致；票据应注明购买物品（服务）名称、数量、单价、金额或附盖章的明细清单（网上购买须附订单）；开票人及开票日期填写完整；发票的内容必须根据实际发生的经济事项填开，发票金额应与支付金额一致，发票开具单位应与收款单位（公务卡刷卡商户）名称一致。

3.电子发票可打印后报账，报账人承诺不重复报账，财务处通过查验系统查验，发现重复报账将按有关规定严肃处理。

4.为保证各项经费支出及时结算和入账，各类经费事项取得的发票须在三个月内完成报账手续，遇寒暑假顺延一个月，跨年度发票应在第二年3月31日前完成报账。无特殊情况，超过三个月的发票不予办理报账。

5.票据背面或空白处需经办（当事）人签字，除个人支出事项外，签字人不得少于两人；涉及物品、材料采购的须有验收人签字

6.不得将单项支出金额化大为小，化整为零，逃避审查和财务监督。时间相近（10天内）并且支出内容相近、发票连号或收款单位相同的均视为同一笔经费事项，按累计金额进行报账审批。

7.如因意外原因发生原始票据丢失的情况，须由经办部门（人员）书面说明情况，并提供有效证明材料（包括加盖出票单位财务专用章或发票专用章的存根联或记账联复印件、支付纪录、网页截图等），在执行原经费审批程序基础上报由财务处分管处长签批，金额超过5万元的还需报财务主管校领导签批，无有效证明材料不予办理报账手续。

第七条 经费报账附件资料的规定

1.购置图书、小型设备、耗材、办公用品等经费报账业务需根据财务审核要求由经费报账人书面说明并由业务经费归口管理部门负责人对专业相关性签批后予以报账。

2.公务出行报账需填写《公务出行报销单》，因公务需要采用出租车等非公共交通形式出行的，须通过平台约车方式，报销交通费时需提供报销票据对应的电子行程单作为报销附件；如遇特殊情况无法通过平台约车的，报销时需提供通过百度、高德地图等软件查询，与起始地到目的地行程一致的截图；因公务需要采用公共交通方式出行的，需提供报销票据金额对应的出行及支付电子记录（出行通过手机支付即可取得）。

学生参加实践、实习、学生活动等发生市内交通费不便于采用实报实销方式的，可由教务处、学生处、团委、研究生处、等业务管理部门结合实际（距离远近、往返次数）情况制定交通费标准，报财务处备案执行，以经费包干方式发放使用，不再报销相关票据。

3差旅费、会议费、培训费、因公接待费等经费支出，除取得相应原始发票外，报账时还需按照相关经费管理办法要求，附相应通知、审批手续、政府采购电子结算单、流水明细、签到表、相关证明截图等附件资料。

4.因公临时出国经费报账必须提供出国任务批件、护照（包括签证记录和出入境记录）复印件、课题项目任务书、登机牌等作为报账凭证附件，严格按照批准的出国团组人员、天数、路线、经费预算及开支标准进行经费报销，不得报销与出访任务无关的任何开支。

5.劳务费发放需填写《中华女子学院劳务费发放申报表》，明确劳务费发放的依据标准，办理劳务发放时，按照审计要求，经办人与审批人不能为同一人。课题项目经费报账需将劳务费预算和支出在经费本中单独填列，严格按照劳务费预算审核报销，无预算、超预算不予报销。对于劳务费预算需要调整的，课题（项目）负责人应及时办理预算调整手续。

6.政府采购目录内采购事项或招投标采购事项，办理报账时应提供政府采购结算单、采购结果通知书等采购证明材料；涉及固定资产购买的附固定资产登记入账手续。

7.合同协议付款事项应付合同审核程序证明材料，首次付款应提供合同原件；以后付款应提供合同首页、付款条件关键页复印件；支付验收和审计尾款、质保金等还需附验收报告、审计意见书、质量合格报告（说明）等证明资料；

8.其他附件资料的提供，包括：与经费事项相关的校内请示（付款申请）、批量物资发放领用的签字清单、按经费审批人或财务处要求提交的书面报告（说明）、其他相关证明材料等。

第八条 经费报账凭证填写和粘贴的规定

1.报账人应在财务系统中填写日常报销单或劳务申报单，根据所办经济业务的性质准确填报事项、金额、支付信息等，不允许漏项、错项；如遇特殊业务无法在财务系统中填报报销单的，可填写纸质报销单。

2.各类凭证填制时，应能清晰完整的反映报账经济业务事由和主要内容；经费名称（编号）要准确无误；凭证上按经费审批程序规定依次由经办人、审批人签字。

3.各部门报销人员报销前需先审核、整理、粘贴原始发票。出租车票、过桥过路费、餐费、火车票等票面小、金额小的原始单据报销时，要粘贴在票据粘贴单上，核准报销金额，并在凭证上填好报销金额及附件张数。

4.报账凭证附件资料应统一为A4纸大小，按照附件种类、页码顺序排列整齐并逐张粘贴，不允许订书机装订，较厚无法与凭证一同粘贴的需单独提交财务处保管。

第九条 经费申领和借款规定

1.未取得发票需先办理付款的事项应在财务网上报账系统中填写借款单（一式两联），取得发票和附件资料后在财务系统中填写日常报销单，持借款单（第二联）、日常报销单及发票等附件资料至财务处冲账发票及附件内容与经费申领单审批内容不相符的不予报销，发票返还时间不得超过一个月，不得跨年。

2.除备用金借款外，原则上不办理其他现金借款。年度备用金借款限额3万元，年初借款，年末归还，填制借款单，需经部门（项目）负责人签批，1万元以上的需报财务处长审签。

3.特殊情况，需办理其他现金借款，需书面请示，由经费负责人审批报财务处长审签，1万元以上借款需经分管校领导和主管财务校领导审签， 5万元以上需经校长审签。借款金额占用预算（项目）额度，除出国等特殊情况，需在三个月内报账并归还借款，不得跨年。

4.部门（项目）如存在未按期归还的发票或现金借款，原则上不再办理新的经费申领或现金借款。

5.经费申领和现金借款经办人是借款责任人，对发票保管返还和现金保管归还负直接责任；经费负责人应对相关事项加强督促，出现发票未返还、借款无法归还的事项，需承担相应责任。

第十条 年终决算报账规定

1.年终报账时间。每年从11月15日起至最后一个报账日为年终报账期间，非现金业务最后一个办理日为12月中旬的周四（12月15日前后），现金和其他紧急业务最后一个办理日为12月最后一周的周二（12月27日前后）。

2.年终发票管理要求。进入年终报账期间，原则上需取得原始发票后方可办理支付手续，确属特殊情况，需经费负责人书面承诺发票返还时间（不得晚于12月31日），凡是发票跨年度的业务，原则上均计入下一年度经费支出。

3.年终报账原则上均应通过网上报账系统办理，严格杜绝超支现象。

4.涉及校内结算事项（低耗品领用、印厂印刷结算、食堂客饭结算、公务用车结算），负责部门需在最后一个报账日前将经费负责人签字确认的结算表单报财务处入账，晚于报账日发生的事项计入部门下一年度支出。

第十一条 报账经办人员的规定

1.课题（项目）经费报账经办人员为课题（项目负责人）本人或指定的课题（项目）成员（需报财务处备案），如课题（项目）确属实际业务需要 ，需由聘请的科研助手（学生）办理报账事宜的，应相对固定一人，名单报财务处备案。项目负责人应负责指导学生经办人学习财务基本规章制度、了解业务办理程序。

2.学生课题（项目）的经办人员应为课题（项目）负责人本人，名单报财务处备案，课题（项目）管理部门和指导老师应负责指导学生学习了解财务基本规章制度和业务办理程序。

3.除课题（项目）经费外，报账经办人为各部门报财务处备案的经费管理员，却因业务较多，需设立其他经办人员的，原则上应相对固定，不超过两人 ，经办人员名单和经办业务范围报财务处备案，均不能由学生代办经费报账。

第十二条 学校附属各独立法人单位同类业务的经费报账应参照本规定执行。

第十三条 本办法自2020年9月23日发布之日起施行，由财务处负责解释，原《中华女子学院经费报账规定》及其补充规定同时废止。